Die Stadt Aarau stellt sich den Digitalisierungsanforderungen der heutigen Zeit. Diese setzen innovative Prozesse und Technologien voraus, um unter anderem die digitale Zeit- und Leistungserfassung effizient im Arbeitsalltag des Werkhofs einzusetzen. Aarau setzt dabei auf die mobile Rapportierung mit Xamos anstelle des Papierrapports.
Werkhofleitung Aarau: «Die Umstellung von der Papier-Rapportierung auf Xamos war für uns eine Herausforderung, welche wir angenommen haben. Mit der kompetenten und hilfsbereiten Unterstützung durch müllerchur konnten wir 95% der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Xamos begeistern. Nun ist es einfach, effizient, smart und eine grosse Unterstützung in der Zeit- und Leistungserfassung für unsere fast 50-köpfige Belegschaft.»
Vom Tagesrapport auf Papier zur mobilen Erfassung am Smartphone
Im Wandel der Zeit ist es für Aarau wichtig den Anforderungen aus dem Service Public gerecht zu werden. Die erbrachten Leistungen müssen transparent sein. Mit dem zunehmenden Leistungsdruck und den wachsenden digitalen Anforderungen, musste auch Aarau ihre Zeit- und Leistungserfassung der aktuellen Entwicklung anpassen. Die bisherigen Tagesrapporte auf Papier sind nicht mehr zeitgemäss und verursachen eine unnötige Papierflut. Aus wirtschaftlicher Sicht führen Papierrapporte in der Anschaffung, Verwaltung und im Betrieb zu hohen Kosten. Mit der mobilen Leistungserfassung Xamos verringert sich der Papierverbrauch. Damit leistet Aarau unter anderem einen Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit.
Xamos vereinfacht das Ausfüllen der Tagesrapporte
Xamos bietet auf dem mobilen Endgerät eine gute Übersicht, so dass der gewünschte Auftrag oder das zu rapportierende Projekt schnell gefunden wird. Zudem können kundenspezifische Regelwerke, wie zum Beispiel die Überzeitregelung, in Xamos hinterlegt werden. Die Mitarbeiter müssen somit ihre Zeitgutschriften nicht mehr selbst berechnen. Die Zulagen werden vom System gemäss hinterlegtem Regelwerk automatisch zum Beispiel anhand der erfassten Anwesenheit hinzugefügt. Durch dieses Verfahren werden nicht nur Erfassungsfehler vermieden, sondern auch in der Administration Zeit eingespart. Zudem muss die Administration die Tagesrapporte nicht mehr manuell in ein weiteres System abtippen, da Xamos alle Daten automatisch in die Datenbank von FAMC überträgt und zur Weiterverarbeitung bereitstellt.
Technische Umsetzung
Die IT-Abteilung der Stadt Aarau hat sich aufgrund bestehender Mobilfunkvergütung dazu entschieden, die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte für die Rapportierung nutzen zu lassen. Der grosse Vorteil ist dabei, dass die Mitarbeiter noch flexibler in ihrer Rapportierung sind, da sie weder an Zeit noch Ort gebunden sind. Die Benutzer können sich jederzeit mit ihrem persönlichen Benutzername und Passwort in der App Xamos auf ihrem Smartphone einloggen. Durch diese Sicherheitsvorkehrung sind die erfassten Daten auch auf den privaten Endgeräten der Mitarbeiter immer sicher und vor Dritten geschützt.
Die erfassten Daten werden bei einer aktiven Internetverbindung in Echtzeit mithilfe eines Webservice an FAMC übertragen. Damit die Mitarbeiter der Stadt Aarau mit ihren privaten Endgeräten auf den Webservice zugreifen können, ist dieser offen gestaltet. Dies bedeutet, dass der Zugang auf kein bestimmtes Netzwerk oder Gerät beschränkt ist. So können die Mitarbeiter mit ihren privaten Smartphones oder Windows PC zuhause auf die Daten zugreifen und die Rapporte erfassen.
Integration Umsysteme
Mithilfe einer Schnittstelle können die erfassten Rapportdaten aus FAMC an weitere Drittsysteme übertragen werden. Aarau nutzt dies in Zukunft bei der Weiterverarbeitung der Lohndaten und plant daher aktuell eine Schnittstelle mit der IT-Abteilung von müllerchur für 2022. So können zum Beispiel die rapportierten Stunden oder Zulagen aus Überzeit oder Pikettdiensten mithilfe der Schnittstelle aus FAMC an das HR-System übermittelt werden.
Fazit Aarau
Mit Xamos konnte die Stadt Aarau ihre Papierrapporte nachhaltig ersetzen und Arbeiten in der Administration vereinfachen. Dank der Rapportierung auf den privaten Endgeräten können die Mitarbeiter der Stadt Aarau ihre Rapporte unabhängig von ihrem Arbeitsort dezentral erfassen. So gewinnen sie an Flexibilität in ihrem Arbeitsalltag.
