Der Werkhof der Gemeinde Muri-Gümligen startet im Januar 2021 mit der digitalen Zeit- und Leistungserfassung in FAMC und Xamos. Zu einem gelungenen Start gehört eine optimale Vorbereitung mit den Ansprechgruppen des Werkhofs und Informatikzentrums. Wir schauen hinter die Kulissen des Projektes und zeigen Ihnen, wie der Ablauf eines Einführungsprozess aussehen kann.
Abbildung: Die vier Schritte im Einführungsprozess
Werkhofleitung Muri-Gümligen: «müllerchur stand uns bei der gesamten Einführung kompetent zur Seite und wir freuen uns auf eine langfristige, gute Zusammenarbeit. Ein Grossteil unserer Mitarbeiter haben sich dank dem gut geplanten Einführungsprozess in Xamos schnell eingelebt.»
Vorbereitung
Wir beginnen die Systemeinführung mit einer gemeinsamen Kickoff-Besprechung. Das Kickoff gibt allen Projektbeteiligten eine Auffrischung der eingesetzten Module, einen Überblick mit dem Projektplan inkl. Meilensteinen und anstehenden Aufgaben. Gemeinsam besprechen wir alle aktuellen Ist-Prozesse und schaffen ein gemeinsames Verständnis des Soll-Prozesses. Ein weiterer Bestandteil ist die Besprechung aller benötigten Daten und Informationen, um das zukünftige Stammdatenkonzept auszuarbeiten. Dazu gehören zum Beispiel das Auftragsmanagement, Listen der Personen, Fahrzeuge und Materialien aber auch die Sollzeitmodelle, Personalreglement, usw.
Ebenfalls ein wichtiger Punkt ist die Absprache zum Informationsfluss: Alle Ansprechpersonen nennen ihre Anforderungen an Auswertungen und Schnittstellen. Der Werkhof Muri muss zum Beispiel die geleisteten Jahresstunden der Mitarbeiter der Finanzabteilung für die internen Weiterverrechnungen weiterleiten. Diese Übersichten müssen mit den Auswertungen in FAMC übereinstimmen.
Input müllerchur: Die interne Kommunikation im Werkhof ist für den Projekterfolg essenziell. Die Mitarbeiter sollen regelmässigen über die kommenden Veränderungen informiert werden.
Konzeption
Für das Stammdatenkonzept werden alle Daten in einer Excel-Datei gemeinsam erarbeitet. Wenn der Kunde das Konzept abgenommen hat, übertragen wir die Daten in die zukünftige Datenbank.
Inbetriebnahme
Installation:
Die Daten werden zuerst bei uns in einer internen Datenbank vorbereitet und getestet. Wenn die Tests erfolgreich sind, liefern wir die Systemlösung und Datenbank an die Informatikabteilung des Kunden aus. In Muri kümmert sich das regionale Informatikzentrum um die Installation der Software und Datenbank, Einrichtung der mobilen Endgeräte sowie der Webservices für den mobilen Zugriff mit Xamos. Wir unterstützen die verantwortlichen Personen mit unserer Erfahrung von vergleichbaren Systemumgebungen.
Schulung:
Nach der erfolgreichen Installation planen wir eine Schulung der relevanten Mitarbeiter. Auf den Kunden abgestimmt führen wir eine Schulung für FAMC (Administratoren, Werkhofleitung, Gruppenleiter) sowie eine Xamos Schulung für alle Betriebsmitarbeiter durch.
Pilotphase:
In der Pilotphase kann Muri mit ausgewählten Mitarbeitern, das Konzept prüfen und für die Produktivsetzung vorbereiten. Die Testphase zeigt, ob die Daten in FAMC und Xamos komplett erfasst sind. Der Kunde kann Anpassungen und Optimierungen sogleich in der Datenbank durchführen.
Produktivsetzung
Muri startet am 1.1.2021 mit der Produktivsetzung. Das heisst, ab diesem Tag ist der digitale Prozess als fester Bestandteil im Werkhof integriert. Damit entfallen viele unnötige Arbeitsstunden für eine manuelle Datenerfassung und Auswertung. Zudem beginnt nun der Controlling-Prozess. Denn zum Beispiel die Auswertungen können nun aufgrund der vollständigen Datenlage ausgiebig analysiert und geprüft werden. Sobald diese Prozesse abgeschlossen sind, erfolgt die Schlussabnahme durch den Kunden.
Support und Wartung
Wir stehen ab diesem Zeitpunkt für die Verantwortlichen des Werkhofs bei Fragen und Unterstützungsbedarf zur Verfügung. Vor allem im ersten Jahr werden auf den Werkhof viele Neuerungen und Fragen zukommen, bis die Umstellung vollständig abgeschlossen ist. Zudem erhalten alle unsere Kunden immer die aktuellsten Softwareupdates, für eine gute Performance und aktuellste Softwareunterstützung an Ihrer Seite.
