Dieser Anwendungsfall befasst sich mit dem Tagesablauf eines Werkhof-Mitarbeitenden. Gezeigt werden die Unterschiede in den Arbeitsprozessen, einmal ohne und mit Xamos – anlog vs. digital.
Ablauf analog - OHNE XAMOS
1. MA* beginnt Schicht
Der/Die Mitarbeitende/r Werkhof beginnt die Schicht.
2. MA* erhält Aufträge in Briefing mit Werkhofleiter vor Ort
Der/Die Mitarbeitende Werkhof erhält die Aufträge für den entsprechenden Tag in einem persönlichen Briefing vor Ort. Die Aufträge werden in Papierform abgegeben.
3. MA* arbeitet Aufträge ab
Mittels Informationen auf Blättern absolviert der/die Mitarbeitende Werkhof die Schicht und füllt allfällige Formulare und Rapporte manuell aus.
4. MA* notiert sich Spesen manuell
Spesen für Mittagessen und allfällige Zuschläge werden ebenfalls manuell notiert.
5. MA* bezieht Ausrüstung & Material aus Lager
Auf Papierdokumenten werden Bezüge im Lager festgehalten sowie neue Materialien bestellt.
6. Reparaturen/Wartung
Anstehende Reparaturen und Wartungen müssen mit dem Werkhofleiter bzw. der zuständigen Werkstatt abgesprochen und koordiniert werden. Dokumente dazu werden in Papierform erstellt/abgelegt.
7. Manuelle Rapportierung
Personenstunden, Fahrzeug- und Materialstunden werden separat manuell in das entsprechende Formular eingetragen.
8. Manuelle Fakturierung
Um Aufträge abzuschliessen werden externe Rechnungen und interne Kosten gesammelt und an die Administation zur Verrechnung weitergeleitet.
Ablauf digital - MIT XAMOS
*MA = Mitarbeitende/r Werkbetrieb
Hier erhalten Sie weitere Informationen über den Anwendungsfall Tagesablauf im Werkbetrieb:
1. MA* beginnt Schicht
Der/Die Mitarbeitende/r Werkhof beginnt die Schicht.
2. MA* erhält Aufträge direkt auf Smartphone/Tablet & Briefing vor Ort
Aufträge können direkt digital dem/der zuständigen Mitarbeitenden auf das mobile Endgerät zugewiesen werden mit detaillierten Arbeitsschritten und Checklisten. Falls der Werkbetrieb eine hauseigene Werkstatt besitzt, ist es möglich spezifische wiederkehrende Aufträge für die Werkstatt oder Garage in bestimmten Intervallen zu erstellen.
3. MA* arbeitet Aufträge ab
Mittels Informationen auf Smartphone/Tablet absolviert der/die Mitarbeitende Werkhof die Schicht und füllt allfällige Formulare und Rapporte digital in der Xamos Mobile App aus. Selbst ohne Internetverbindung werden die Daten gespeichert und an Xamos Main übermittelt, sobald der/die MA* wieder online ist.
4. MA* bucht Spesen/Ferien direkt via Tablet/Smartphone
Ferienanfragen und Spesenbuchungen können ebenfalls digital eingegeben werden und bei der Visierung vom Vorgesetzten und/oder der Administration bearbeitet werden.
5. Ausrüstung/Material: Verfügbarkeit & Bestellung digital (via QR-Code)
Persönliche Ausrüstung und Materialien werden unkompliziert via Xamos bestellt. Dabei ist der aktuelle Lagerbestand, allfällige geringe Bestände und Details zu den bereits bezogenen Artikeln pro MA* auf einen Blick ersichtlich. Via QR-Code gelangt der/die Lagermitarbeitende noch schneller zu den gewünschten Informationen, indem der jeweilige QR-Code einfach mit dem mobilen Gerät gescannt wird.
6. Reparaturen/Wartung: Termine & Ticketing digital
Dank dem Modul Objektbewirtschaftung & Ticketing können Intervalle für Anlagen, Fahrzeuge und Geräte hinterlegt werden. Zusätzlich lassen sich pro Objekt Arbeitsaufträge mit genauen Arbeitsschritten und Checklisten erstellen. Schäden können rasch mittels Eröffnung eines Tickets gemeldet und dem zuständigen MA* digital zugewiesen werden.
7. Rapportierung via Smartphone/Tablet
Die geleisteten Arbeitsstunden können ebenfalls in Xamos Mobile festgehalten und dem entsprechenden Auftrag/Projekt angehängt werden. Zusammen mit den Fahrzeugstunden, den verbrauchten Materialien und allfälligen Zuschlägen, Spesen und Statistikwerten.
8. Digitale Fakturierung mit Schnittstelle zu FiBu
Erledigte Aufträge werden direkt in Xamos abgerechnet mit allen aufgelaufenen Kosten. Die fertige Faktura kann via Schnittstelle an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
