Der Kanton Uri startete im Jahre 2020 mit der Einführung der digitalen Zeit- und Leistungserfassung. Nach langem Einsatz einer manuellen Rapportierung geht Uri mit Xamos einen wichtigen Schritt Richtung digitale Zukunft. Dieser Erfahrungsbericht zeigt, wie die Umstellung von manueller Rapportierung auf die mobile Version Xamos stattgefunden hat und wie sich Uri in Zukunft noch weiter digitalisieren wird.
Baudirektion Kanton Uri: «Xamos hat im letzten Jahr unsere Zeit- und Leistungserfassung wesentlich vereinfacht. Dank der kompetenten Beratung und Unterstützung von müllerchur konnten wir die Umstellung von der manuellen zur digitalen Rapportierung erfolgreich vornehmen. Nun können wir mit der Xamos Pikettdienstfunktion unsere Prozesse noch weiter digitalisieren und optimieren.»
1. Digitale Rapportierung
Ein Umstellungsprozess von manueller zur digitalen, individuellen Rapportierung bringt einige Unsicherheiten und Risiken mit sich. Dank einem gut strukturierten Einführungsprozesses können diesen gezielt entgegengewirkt werden. Uri hat längere Zeit gezögert auf die online Zeit- und Leistungserfassung umzusteigen, denn es herrschen doch einige besondere Gegebenheiten im Kanton Uri, die es im Vorgang genau abzuklären gilt. Ein Bespiel ist die starke Dezentralität und somit die Unabhängigkeit der Werkhöfe und Stützpunkte. Hier musste zuerst ein einheitlicher Soll-Prozess entwickelt und gemeinsam ausgearbeitet werden, damit die Arbeiten und Prozesse in Zukunft vereinheitlicht werden können.
Dank der guten Analyse und Ausarbeitung der zukünftigen Prozesse startete die Einführung mit einer Pilotgruppe. Die Pilotgruppe konnte sich Schritt für Schritt in Xamos einarbeiten, Anpassungen diskutieren und ins System integrieren. So wurde sukzessive der gesamte Strassenbetriebsdienst auf Xamos umgestellt. Die Datenverarbeitung findet nun von der Rapporterfassung in Xamos und FAMC bis zur Kosten- und Leistungsrechnung (LKC) digital und medienschnittstellenfrei statt.
2. Dezentralität
Eine besondere Herausforderung im Kanton Uri ist die dezentrale Stationierung der Arbeitsgruppen im ganzen Kanton, welche die Arbeiten aufgrund der Topographie teilautonom durchführen. Vor Xamos mussten die von Hand erfassten Papierrapporte lange Wege hinter sich bringen, um an den korrekten Kontrollstellen anzukommen. Erst anschliessend konnten die Rapporte ins System erfasst und so zum Beispiel Rechnungen oder Lohndaten erstellt werden. Dies führte zu längeren Datenverarbeitungszeiten bis Rapportdaten für finale Auswertungen verfügbar waren. Dank Xamos fallen diese physischen Wege und Wartezeiten weg. Die Rapporte werden dank der digitalen Eingabe im System gespeichert und stehen in Echtzeit an allen Standorten für die Weiterverarbeitung zur Verfügung. So konnte Uri ihre Prozesse wesentlich schneller und einfacher gestalten.
Input müllerchur: Jeder unserer Kunden steht vor individuellen Herausforderungen im digitalen Umstellungsprozess. Durch unsere Erfahrungswerte wissen wir, dass in der Einführungsphase die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Endanwendern und der Administration der Schlüssel zum Erfolg liegt, um einen optimalen Wandel zum digitalen Prozess vollziehen zu können.
3. Ausweitung Pikettdienst
Nachdem die mobile Rapportierung nun in allen Werkhöfen etabliert und gefestigt ist, entwickelt sich der Kanton Uri noch einen Schritt weiter Richtung digitale Zukunft. Xamos bietet noch mehr Möglichkeiten Papierformulare und aufwändige Prozesse in den Werkbetrieben oder in der Verwaltung digital zu vereinfachen. Uri hat in der ersten Ausweitung den Fokus auf die Zusatzfunktion Pikettdienst gelegt. Die Freischaltung der Pikettdienstfunktion erlaubt es den Mitarbeitern, ihre Pikettdienstzeiten mit Start- und Enddatum selbst festzulegen. Das System rechnet dazu mit zuvor festgelegten Parametern die Zeitgutschriften und Zulagen automatisch den alltäglichen Rapporten hinzu. Somit haben die Mitarbeiter ihre Pikettdienstzeiten und Zeitgutschriften selbst im Überblick. Die selbstständige Erfassung in Xamos ermächtigt damit die eigenen Mitarbeiter zu mehr Verantwortungsübernahme und Selbstständigkeit in ihrer Rapportierung.
4. Ausblick
Die Applikation Xamos bietet noch viele weitere Funktionen und somit Potenzial für eine weitere Digitalisierung der Prozesse. Xamos entwickelt sich laufend weiter, um den Bedürfnissen und Anforderungen unserer Kunden entsprechen zu können. Wir freuen uns daher über jede Rückmeldung und für uns wertvolle Erfahrungswerte unserer Kunden.
